DEFINISI
PERENCANAAN (Planning) Dan LANGKAH DALAM MENYUSUN PERENCANAAN
A.
PENGERTIAN PERENCANAAN (PLANNING)
1.
Dalam ilmu menejemen menjelaskan
bahwa salah satu fungsi pokok manajemen adalah perencanaan, dimana dalam ilmu
manajemen menjelaskan bahwa fungsi pokok manajemen terdiri dari perencanaan,
koordinasi, pelaksanaan, pengawasan dan evaluasi. Perencanaan merupakan salah satu fungsi pokok
manajemen yang pertama harus dijalankan. Sebab tahap awal dalam melakukan
aktivitas perusahaan sehubungan dengan pencapaian tujuan organisasi perusahaan
adalah dengan membuat perencanaan.
Definisi perencanaan dikemukakan oleh Erly Suandy
(2001:2) sebagai berikut :
“Secara
umum perencanaan merupakan proses penentuan tujuan organisasi (perusahaan) dan
kemudian menyajikan (mengartikulasikan) dengan jelas strategi-strategi
(program), taktik-taktik (tata cara pelaksanaan program) dan operasi (tindakan)
yang diperlukan untuk mencapai tujuan perusahaan secara menyeluruh.”
2. Dalam manajemen, Perencanaan adalah proses
mendefinisikan tujuan organisasi, membuat strategi untuk mencapai tujuan itu,
dan mengembangkan rencana aktivitas kerja organisasi. Perencanaan merupakan
proses terpenting dari semua fungsi manajemen karena tanpa perencanaan fungsi-fungsi lain
pengorganisasian, pengarahan, dan pengontrolan tidak akan dapat berjalan.
Rencana dapat berupa rencana informal atau rencana formal. Rencana informal
adalah rencana yang tidak tertulis dan bukan merupakan tujuan bersama anggota
suatu organisasi. Sedangkan rencana formal adalah rencana tertulis yang harus
dilaksanakan suatu organisasi dalam jangka waktu tertentu. Rencana formal
merupakan rencana bersama anggota korporasi, artinya, setiap anggota harus
mengetahui dan menjalankan rencana itu. Rencana formal dibuat untuk mengurangi
ambiguitas dan menciptakan kesepahaman tentang apa yang harus dilakukan.
3. Beberapa Arti Perencanaan Menurut
Para Ahli :
1.
Garth N.Jone, Perencanaan adalah suatu
proses pemilihan dan pengembanngan dari pada tindakan yang paling baik untuk
pencapaian tugas.
2. M.Farland, Perencanan adalah suatu
fungsi dimana pimpinan kemungkinan mengunakan sebagian pengaruhnya untuk
mengubah daripada wewenangnya.
3. Abdulrachman (1973), Perencanaan
adalah pemikiran rasional berdasarkan fakta-fakta dan atau perkiraan yang
mendekat (estimate) sebagai persiapan untuk melaksanakan tindakan-tindakan
kemudian.
4. Siagian (1994), Perencanaan adalah
keseluruhan proses pemikiran dan penetuan secara matang daripada hal-hal yang
akan dikerjakan di masa yang akan datang dalam rangka pencapaian yang telah
ditentukan.
5. Terry (1975), Perencanaan adalah
pemilihan dan menghubungkan fakta-fakta, membuat serta menggunakan asumsi-asumsi
yang berkaitan dengan masa datang dengan menggambarkan dan merumuskan
kegiatan-kegiatan tertentu yang diyakini diperlukan untuk mencapai suatu hasil
tertentu.
6. Kusmiadi (1995), Perencanaan
adalah proses dasar yang kita gunakan untuk memilih tujuan-tujuan
dan menguraikan bagaimana cara pencapainnya.
7. Soekartawi (2000), Perencanaan
adalah pemilihan alternatif atau pengalokasian berbagai sumber daya yang
tersedia.
B. LANGKAH-LANGKAH DALAM MENYUSUN PERENCANAAN
Proses
perencanaan terdiri dari 5 tahap :
1.
Penetapan Tujuan Organisasi
Penetapan
tujuan awal organisasi merupakan bagian awal dari proses penyusunan
perencanaan. Tujuan organisasi ibarat kompas ayang dijadikan arah abgi
keputusan dan aktivitas organisasi. Perumusan tujuan harus dibuat sejelas
mungkin dan sedapat mungkin bersifat kuantitatif. Sedangkan perumusan tujuan
yang bersifat kualitatif memiliki kecenderungan dalam salah tafsir dari
berbagai pihak atau dapat menimbulkan salah persepsi sehingga memberi kesan
adanya pelonggaran di dalam pencapaian tujuan organisasi. Tanpa perumusan
tujuan organisasi yang tegas dan jelas maka organisasi akan menghamburkan
sumber daya secara berlebihan. Mengenal priorotas akan kekhasan tujuan
organisasi akan membuat manajemen dapat menggunakan sumber daya secara efektif
dan efisien. Perumusan organisasi snagat penting baik bagi perusahaan besar
maupun perusahaan kecil. Perumusan tujuan organisasi merupakan prioritas
pertama atau kedua, dikarenakan penetapan tujuan organisai merupakan langkah
pertama yang sangat esensial didalam perencanaan, maka pemimpin/manajer harus
dapat membuat perencanaan yang efektif dan efisien. Kegagalam atau tidak
merumuskan tujaun organisasi disebabkan :
Keengganan menetapkan alternatif
tujuan.
Seringkali pemimpin/manajer dihdapkan kepada berbagai keukaran mengakui
kenyataan bahwa tidak semua hal dapat dicapainya, akibatnya pemimpin/manajer
enggan membuat komitmen organisasi kepada satu tujuan jika tidak tercapai maka
pemimpin/manajer dihadapkan kepada penilaian tidak berhasil
Takut gagal. Pemimpin/manajer yang menetapkan
satu tujuan umumnya takut tidak mencapainya (gagal) dan oleh karena itu
pemimpin/manajer sering merumuskan banyak tujuan yang akan dicapai. Meskipun
ada menajer bertipe berani menghadapi resiko akan tetapi umumnya resiko sering
kali dihindari sedapat mungkin
Kekurangan pengetahuan tentang
organisasi.
Pemimpin/manajer akan menetapkan tujuan organisasi yang tepat, jika
pemimpin/manajer tidak mempunyai pengetahuan yang luas tentang organisasi dan
unit-unitnya. Setiap bagian (unit) mempunyai keterkaitan yang luas dengan
tujuan organisasi secara keseluruhan. Pemimpin/manajer harus mengetahui
berbagai karakteristik unit dan organisasi secara keseluruhan agar dengan mudah
dapat mengarahkan dan mengelola sarana dan prasarana secara efktif dan efisien
Kekurangan pengetahuan akan
lingkungan.
Pemimpin/manajer disamping mengetahui lingkungan internal organisasi juga harus
emngenal lingkungan eksternal organisasi. Tanpa mengenal lingkungan eksternal
organisasi, maka manajemen organisasi akan berjalan secara acak (tak terarah)
dan akan mudah terhempas oelh lingkungan eksternal yang mengitarinya.
Lingkungan eksternal di dunia organisasi meliputi pesaing, pemasok, sponsor,
target sasaran, lembaga pemerintah, masyarakat luas dan lain sebagainya.
Kurang percaya diri. Untuk mempunyai kemantapan
terhadap tujuan organisasi, maka pemimpin/manajer dan orang-orangnya harus
mempunyai kepercayaan diri yang kuat (self confidence) bahwa ia mampu
mencapai tujuan yang telah di tetapkan. Jika manajer mempunyai kepercayaan diri
yang lemah maka akan senantiasa ragu di dalam melaksanakan tugasnya.
Apa
yang dapat dikerjakan untuk membantu pemimpin/manajer didalam merumuskan
tujua organisasi secara efektif dan efisien. Pemimpin/manajer yang
pengetahuannya kurang memadai di bidang lingkungan eksternal organisasi
membutuhkan bantuan di bidang sistem informasi yang cukup memadai yang dapat
disediakan dengan berbagai cara yang berbeda-beda. Dalam program pengembangan
manajemen organisasi pemimpin/manajer akan melakukan kontak informal dari
berbagi unit. Departemen atau divisi yang berbeda-beda. Kontak informal ini
membantu untuk mengetahui berbagai hal yang ada diluar organisasi dan juga
meningkatkan kepercayaan diri pemimpin di dalam melaksanakan tugasnya. Berbagai
kendala atau ketakutan akan kegagalan akan dapat ditekan serendah mungkin jika
organisasi telah mempunyai komunikasi yang baik dan efektif dalam kaitannya
dengan penyusunan rencana. Bilamana perenecanaan merupakan proses yang mudah
dimengerti maka akan lebih mudah bagi setiap individu mengembangkan tujuannya
serta akan memperoleh bantuan di dalam mengembangkan rencana untuk mencapai
nilai tujuan. Bilamana teknik pengambilan keputusan dipakai secara meluas maka
akan lebih mudah menetapkan alternatif yang diperlukan untuk mencapai
tujuan lainnya. Ketakutan akan kegagalan dan kekurang yakinan diri juga dapat
diperkecil melalui penataan dan penetapan tujuan yang realisitis serta berbagai
cara untuk mencapainya. Pelatihan dan pembimbingan merupakan langkah yang
efektif di dalam mencapai tujuan organisasi. Pengakuan dan penghargaan terhadap
mereka yang berhasil merupakan langkah kedua dan menyediakan respon yang
konstruktif dan mendukung ketika target masih belum tercapai merupakan langkah
ketiga yang tidak bisa di remehkan. Perencanaan secara tidak langsung terkait
dengan perubahan dan mengimplementasikan serta mengelola perubahan merupakan
bagian tugas yang penting bagi manajemen. Banyak cara yang harus dilakukan oleh
manajemen di dalam menghadapi berbagai perlawanan yang dilakukan oleh pihak
lain atau bawahan yaitu :
Perlu melibatkan pegawai dan
kelompok terkait lainnya termasuk berbagai pihak yang berkepentingan di dalam
proses perencanaan
Menyediakan informasi yang memadai
bagi pegawai mengenai rencana dan berbagai konsekuensi yang mungkin terjadai
agar supaya mereka mau mengerti tentang kebutuhan akan adanya perubahan manfaat
yang diharapkan dan apa yang diperlukan bagi implementasi yang efektif dan
efisien.
Mengembangkan perencaan yang efektif
dan efisien serta implementasi yang efektif dan efisien pula. Catatan
penelusuran keberhasilan kepercayaan diri bagi penyusun rencana dan pengakuan
rencana baru.
Sadar akan dampak perubahan
organisasi yang diusulkan dan memperkecil gangguan yang tidak dikehendaki. Jika
pengenalan proses manufaktur baru mengarah kepada pemberhentian
(pemutusan hubungan kerja) maka pelaksanaan proses baru tersebut harus
dikaitkan dengan kendala yang ada sereta meyakinkan mereka yang berprasangka
negatif
Penetapan tujan dan skala prioritas
di awal telah dijelaskan bahwa langkah awal di dalam menyususn rencana harus
dimulai dari tujuan. Di dalam menyusun rencana maka pemimpin/manajer atau
perencana harus menetapkan skala prioritas dan waktu yang tepat tentang
tercapainya tujuan. Di samping itu maka pemimpin/manajer harus menyadari
konflik tujuan dan harus pula menyediakan pengukuran tujaun sehingga hasil dari
pelaksanaan dapat diukur dan dievaluasi. Berbagai aspek yang harus diperhatikan
di dalam penetapan tujan dan prioritas meliputi :
a.Skala
Prioritas Tujuan
Yang
dimaskud skala prioritas adalah urutan kepentingan dari tertinggi sampai terendah.
Skala prioritas memegang peranan yangsangat penting sebab skala prioritas ini
akan memberikan perhatian yang penuh bagi manajer didalam mengalokasikan sumber
daya yang ada sehingga yang diutamakan adalah yang mempunyai prioritas utama
(terpenting). Skala prioritas tujuan organisasi menunjukkan tahapan yang hendak
dicapai yang disesuaikan dengan kekuatan, kelemahan, kesempatan dan ancaman
organisasi. Karena penetapan skala prioritas merupakan keputusan kebijakan maka
umumnya manajer menghadapi kesulitan di dalam merumuskannya. Untuk itu biasanya
disusun tim yang akan membahas skala prioritas tersebut.
b.Kerangka
Waktu Tujuan
Di
dalam kajian analisis studi gerak dan waktu dijelaskan bahwa setiap setiap
gerak membutuhkan waktu dan tindakan merupakan kumpulan gerak sehingga tindakan
akan lebih banyak waktu yang diperlukan dibandingkan gerak. Dimensi waktu
secara tak langsung merujuk pada aktivitas organisasi yang diarahkan oleh
berbagai tujuan yang berbeda dan sangat tergantung kepada durasi (penyelesaian)
tidankan yang direncanakan. Tujuan jangka pendek dapat dicapai dalam waktu
kurang dari satu tahun sedangkan tujuan jangka menengah dicapai kurang dari 5
tahun, akan tetapi lebih dari satu tahun keterkaitan prioritas dan waktu sangat
erat dan keterkaitan itulah maka dapat menetapkan suatu definisi tentang suatu
kegiatan atau suatu obyek. Batasan waktu dapat menjadi manajemen berpikir dan
bertindak efektif sehingga menghasilkan kinerja yang efektif pula. Dari ukuran
(dimensi) waktu maka kinerja organisasi akan dapat diketahui apakah organisasi
tersebut telah melakukan tugasnya secara efektif dan efisien. Dalam kaitannya
dengan waktu ini pula maka meskipun tujuan organisasi diklasifikasikan kedalam
jangka pendek, menengah dan panjang aka tetapi ketiganya sebenarnya mempunyai
satu kesatuan yang utuh, karena ketiganya akan saling mempengaruhi. Oleh karena
itu perhatian manajemen suatu organisasi tidak dibenarkan hanya berfokus pada
salah satu unsur waktu saja.
c.Konflik
Diantara Tujuan
Organisasi
akan berhubungan dengan berbagai pihak yang berkepentingan dan berbagai pihak
yang berkepentingan atas organisasi mempunyai berbagai otoritas yang
berbeda-beda dari mulai lemah sampai yang kuat. Yang kuat mempunyai pengaruh
yang besar bagi perkembangan dan kinerja prganisasi. Karena benyaknya pihak
yang berkepentingan maka tidak menutup kemungkinan akan terjadi konflik tujuan
organisasi. Oleh karena itu, manajemen dituntut untuk membuat keputusan yang
bijak agar pihak yang berkepentingan tidak merasa dikecewakan. Meskipun dengan
sebenarnya terdapat tujuan organisasi umumnya tidak akan menolaknya dan
manajemen harus mempertimbangkan berbagai kepentingan dan pemusatan dari
berbagai kelompok berkepentingan yang berbeda-beda.
d.Pengukuran
Tujuan
Tujuaan
organisai harus dapat dimengerti dan diterima guna membantu manajemen agar
dapat mencapainya. Dalam kenyataannya, banyak orang percaya bahwa tujuan
spesifik yang mudah diukur akan dapat meningkatkan kinerja, baik bagi individu
maupun bagi organisasi. Dalam kaitannya dengan pengukuranini yang harus
diperhatikan adalah di bidang apa yang akan diukur dan apa jenis pengukurannya
serta metode apa yang digunakan di dalam pengukuran. Di dalam praktiknya
ternyata kinerja manajemen yan efektif memerlukan penetapan pengukuran tujuan
diberbagai bidang fungsi kegiatan.
2.
Mendefinisikan Situasi Sekarang (Berjalan)
Seberapa
jauh suatu organisasi gagal mencapai tujuan jangka pendeknya atau berhasil
mencapainya dan berbagai faktor apa yang berpengaruh ? pertanyaan ini tentunya
sangat terkait dengan situasi sekarang atau situasi sedang berjalan.
Pemimpin/manajer harus menyadari bahwa situasi dan keadaan sekarang sangat
dipengaruhi oleh situasi dan kondisi sebelumnya dan posisi sekarang sangan
dipengaruhi akan mempengaruhi situasi dan kondisi yang akan datang. Oleh karena
itu mengenal situasi dan kondisi sekarang sangat penting artinya bagi seorang
pemimpin/manajer dan dari data masa lalu sampai pada posisi sekarang merupakan
petunjuk atau sinyal seberapa jauh perencanaan yang telah dilakukan telah
berjalan efektif dan efisien. Berdasarkan pengalaman di dalam menyususn
perencanaan untuk masa yang akan datang.
3.
Mengenal Dukungan dan Kendala
Setiap
penyususn rencana sebaiknya mengenal apa saja yang akan mendukung perencanaan
yang disusum dan kendala apa saja yang merintanginya. Dengan mengenal dukungan
dan kendala maka pemimpin/manajer akan dapat mengantisipasi sedini mungkin
tentang berbagai hal yang akan terjadi dari kemungkinan yang terjelek
(terburuk) sampai kepada kemungkinan terbaik. Sebaiknya pemimpin/manajer lebih
memusatkan perhatiannya kepada berbgai kemungkinan terjelek dari pada
memusatkan kepada kemungkinan terbaik. Memahami berbagai kemungkinan terjelek
akan menyadarkan pemimpin/manajer untuk bertindak hati-hati, sedangkan
memperhatikan kemungkinan terbaik akan memotivasi pemimpin/manajer di dalam
melaksanakan tugasnya. Segala kemungkinan terjelek dan terbaik harus dapat
dicantumkan di dalam penyusunan perencanaan. Pemimpin/manajer dapat menggunakan
pendekatan terendah dan tertinggi (high and lawa point method) atau
menggunakan teerjelek dan terbaik (the worts and the best method).
4.
Mengembangkan Premis Peerencanaan
Yang
dimaksud premis disini adalah asumsi tentang lingkungan dimana organisasi itu
berada. Lingkungan organisasi yang sedang berubah akan sangat mempengaruhi
aktivitas organisasi, memaksa adaptasi operasi berjalan dan perlu peninjauan
tentang segala tatanan yang ada dalam organisasi. Pemimpin/manajer yang ahli
akan senantiasa berusaha memanfaatkan sumber informasi yang tersedia guna
mengantisipasi dan merencanakan metode yang tepat untuk disesuaikan dengan
segala kemungkinan yang akan terjadi. Oleh karena itu, sebelum pemimpin/manajer
menyusun rencana sebaiknya pemimpin/manajer telah membuat peramalan yang
terkait dengan rencana yang akan di susun. Peramalan akan sangat membantu
pemimpin/manajer di dalam menyusun rencana sebab peramalan akan memberikan
sinyal dini bagi manajer.
5.
Mengembangkan Metode Pegawasan Operasi Rencana
Meskipun
perencanaan berlum dilaksanakan akan tetapi sebaiknya metode pengawasan
yang akan dilakukan telah ditetapkan terlebih dahulu. Didalam metode
pengaawasan telah dperhitungkan berbagai permasalahan dan kendala di
lapangan serta berbagai cara menanggulanginya, jka metode
pengawasan tidak dipersiapkan terlebih dahulu maka terjadi
permasalahan atau kendala di lapangan maka metode pegawasannya cenderung kurang
sistematis dan cenderung bersifat acak. Pengawasan melibatkan analisis
berkelanjutan dan pengukuran operasi aktual terhadap standar yang dikembangkan
dan di rumuskan di dalam proses perencanaan.
DAFTAR PUSTAKA
